飯田：
コンセプトは、「社会、お客さま、そして社員のQuality of Lifeへの貢献」です。社員に働きやすい環境を提供し、質の高い仕事をすることによってお客さまのQOL向上につなげるとともに、環境に配慮したオフィス造りを目指しました。移転に際しては廃棄物の削減、環境配慮、SDGsも大きなテーマとなっています。

一方で、本社統合の時期はそれまで入居していたビルとの契約もあり、2020年夏までに完了させる必要がありました。当初はオリンピックが予定されていましたので、開会式までに移転するというデッドラインがあり、合併から1年3カ月という短期間で実行せざるを得ず、準備期間がほとんどとれない中でのプロジェクトとなりました。

三機工業株式会社 長谷川（以下、長谷川）：
具体的には、C工事に関するスケジュールの策定、工事会社の選定、全体工事費用の管理、工事内容の検討を実施しました。また工事期間中は、移転先ビル内に常駐し、B工事会社との取合い調整、C工事会社の工事進捗管理、移転業務の統括管理も行いました。

飯田：
全体の管理は、ビルオーナーでもある統括PM会社に委託していました。しかしながら、当社として最も不安のあった本来総務部で対応すべき関係会社との調整や、社内スケジュール管理といった業務についても、短期間で効果的に進めていく必要があり、外部の力を借りる必要性を感じていました。まさに総務部員として社内で対応すべき事項の洗い出しから管理までお願いするようなものですので、当社の内情にも詳しい三機工業さんにお願いすることにしました。

沢木：
合併前のSMAM、大和住銀でも三機工業さんにファシリティマネジメントを委託していましたので、今回のプロジェクトでも当社の代理として総務やIT部門の負担を減らしてくれることを期待していました。
実際に、什器・電話設備・AV設備・セキュリティ設備・植栽・カフェ等、多岐にわたる関係会社と調整して頂き、無事に移転を終えられました。過去も含めて当社のことをよく理解して頂いているので頼りになりました。

飯田：
2019年4月の合併から日も浅く、両オフィスの仕様や事務フローも異なったままでしたので、オフィスの利用ルールや書類保存量も違いがありました。そんな状態のまま１つのオフィスに移行できるのかという不安は大きかったです。

元々は、社内の意見やアイディアを幅広く取り入れるため、各部門から担当者を選出し、総勢15名程度の「虎ノ門オフィス移転PT」を組成していました。社員のニーズの取りまとめを行いながら、レイアウトや設備にも反映させることが目的でしたが、文化の違いについても実は「虎ノ門オフィス移転PT」のメンバーがうまく調整してくれました。

飯田：
様々な不確定要素があったものの、工事や移転に関しては三機工業さんの入念な準備のお陰で無事完了することができました。本当に感謝しています。
一方で、コロナがペーパーレス化等新しい働き方を加速させるという想定外の影響もありました。今までのオフィスは、書籍や紙書類が机上に溢れており、必然的にそれらの収納スペースを求める声も強いものでした。書類削減が本当に実現できるのか正直なところ心配でしたが、コロナ対策として当社でもテレワークが浸透し、紙書類がない状態で仕事をせざるを得ない状況となりました。こうなると、これまでペーパーレスに消極的だった社員たちも意識が変わり、紙書類に対応する工夫が一気に進み、新オフィスは旧オフィスと比べると７割近く収納を削減することができました。

沢木：
電話は固定電話を求める声が根強くありましたが、オフィス移転を機に思い切ってスマートフォンを導入しました。正直、大混乱することを覚悟していましが、実際には導入対象外の部署からもスマートフォンを求める声が出てきており、コロナをきっかけに様々なスタイルが変わりつつあること実感しています。

飯田：
正直なところ、ここまで在宅勤務が進むと想定していなかったので、座席数はもう少し減らせたのかもしれないと今は思っています。しかしながら、ソーシャルディスタンスの課題もあるので一概にスペースを削減することはできませんが、オフィスの運営と合わせて今後検討していく必要がありますね。

飯田：
コミュニケーション促進をねらいとして、内階段や目抜き通りにより回遊性を高めるよう社内導線を工夫し、カフェやコミュニケーションエリア、色々なタイプのミーティングスペースを配置しています。
上司と部下が気軽に打合せや相談がしやすいように、予約不要の1 on 1ミーティングルームを40カ所弱設置しました。現在はテレワークする社員も多く、Web会議も活用していることから、この1 on 1ミーティングルームは当初の想定にはなかった、外部やテレワークする部下とのWeb会議をする場としても活発に利用されています。

沢木：
会議室には、モニタや会議システムを充実させ、Web会議、TV会議によるお客さまや社員間のコミュニケーションを促進しています。また、お客さまにオフィスへお越し頂き、セミナー等ができるセミナールームも設けました。そのほか、お客さまに質の高い動画を配信する動画撮影スタジオもあります。環境配慮の取り組みとして、再生カーペットや間伐材を使用した家具を多数採用しています。旧オフィスのカーペットや什器備品もリサイクル・リユースを行いました。

飯田：
今後のオフィス運営においては、このオフィス機能を最大限に生かして、お客さまと社員、社員同士のコミュニケーションをとりやすい場として、当社らしいことを考えていきたいと思っています。また、ペーパーレス化をはじめとした「SDGs」をより一層意識していきたいと考えています。

沢木：
やはり新しく綺麗になったオフィスへの社員満足度は高いと感じています。継続的に社員の声を聞き、改善すべき点は改善し、社員の満足度の高いオフィスを維持していきたいと思っています。