オフィス移転を進める際に、多くの企業はどのようなきっかけで移転しているのでしょうか。またビジネスや経営の課題解決のための移転である場合、その課題を解決するにはどのような工夫が求められるのでしょうか。
今回は、多くの企業がどのような理由でオフィス移転をしているのかをご紹介します。またオフィス移転の目的達成と課題解決のポイントや、移転後の効果測定の重要性と実施方法についても解説します。
まずは多くの企業がどのような理由で移転しているかの傾向をご紹介します。
人を多く採用したり、事業を拡大させたりするタイミングで人員増加に伴ってオフィスが手狭になることがあります。その場合は、より広いスペースのオフィスを確保する必要が出てきます。
従業員が通いにくい、治安が気になる、周辺の業種や店舗に支障があるなど、立地改善の必要性が生まれることがあります。
オフィスビルが老朽化し、業務に支障が出る場合はオフィス移転を検討する機会となります。耐震基準を満たしていないなど防災面で不安が出ることもあります。
M＆Aなど、企業同士の統合や合併に伴い、オフィススペースを拡大したり、どちらかのオフィスに統合する必要が出ることもあります。
コスト削減やBCP（事業継続計画）を目的に、オフィスを最適な環境へ集約したり、逆に分散させたりすることがあります。
リモートワークとオフィス出社を並行させるハイブリッドワークや、従業員が自らその都度働く場所を選ぶABWなど、新しい働き方ではフリーアドレス制が採用されることが多いです。このようなワークスタイル変革の際には環境整備のためにオフィス移転を検討されることがあります。
従業員の生産性やモチベーション向上のためにオフィスを移転し、新たに気軽なコミュニケーションをとれるミーティングスペースや、業務の合間にトレーニングやカフェでの小休止を促すスペースなどを取り入れる企業は増えています。
企業理念や立地の検討などを通じてブランディングを進めるためにオフィスを刷新するべく、移転を志すケースもあります。
従業員にとって働きやすいオフィス環境を整備し、応募者へアピールする企業もあります。
オフィス移転にはさまざまな理由がありますが、それぞれに課題があります。そこで一つ一つの解決策をご紹介します。
人員増加の場合には、まず増加人員の規模に応じたスペース確保が求められます。また交通アクセスや周辺環境など立地の検討も合わせて行うことで、より最適なオフィスの選定が可能になるでしょう。
事前に周辺調査を行い、問題となりうる要素を洗い出しておきます。また従業員ヒアリングやアンケートなどで交通アクセスやランチを取れるお店など利便性の検討も必要です。
ビル老朽化に伴う移転の場合、移転先のビルの耐久性や耐震基準などの事前確認は欠かせません。また必要な設備が整っているかなど必要な条件を絞り込むことも重要です。
統合や合併などに伴いオフィスに新しいコーポレートカラーやロゴを掲出することで、新たな体制をアピールする機会となります。体制やワークスタイルなど新たな方向性をすり合わせ、最適化することが大切です。
コスト削減を目的とする場合は、内装・設備工事や引っ越し費用の無駄をなくすほか、賃料・光熱費などトータルでランニングコストを算段することがポイントです。
BCP対策を目的とする場合は、ビルの耐久性や周辺ハザードマップの事前確認が重要になるでしょう。
新しく採用するワークスタイルに最適化するために、デスクレイアウトの検討、ミーティングスペースや個室ブースの確保、リフレッシュエリアの創設などオフィス全体を通じた設計がポイントになります。
従業員への事前ヒアリングを通じて、働きやすい環境や作業動線など、業務最適化のための内装やレイアウト設計がポイントになります。またリフレッシュスペースやカフェスペース、休憩室の設置など、従業員の心身の健康に配慮する取り組みもモチベーションアップにつながります。
企業ブランドの理念などからオフィスのコンセプトを策定したら上で、デザイン・設計に落とし込んでいきます。企業ブランドにとって最適な立地の検討も欠かせません。
人材確保や採用率アップのためには、働きやすさにこだわることが重要です。コミュニケーションを活性化するミーティングスペースや、心身の健康とオンとオフを切り替えられるリフレッシュスペースや休憩室の設置はもちろん、必要に応じて企業内託児所の設置なども有効といえます。
どのような理由であれ、共通の成功ポイントがあります。合わせて押さえておきましょう。
まずはオフィス移転の目的と課題を明確にすることが重要です。目的があいまいなままだと、オフィスコンセプトや立地、ビル、業者選定などあらゆるものが決まらず、前に進んでいきません。また移転後も課題解決につながらず、失敗に終わってしまうでしょう。
オフィス移転をただの引っ越しに終わらせず、目的を達成して課題を解決するためには、移転を組織的にプロジェクト化して進めることが有効です。体制構築と綿密な戦略策定が功を奏します。
建物の内装だけでなく、立地や耐久性なども手薄になりがちなので、条件を絞り込みましょう。
オフィスコンセプトを策定して、しっかりとオフィスの方向性を定めた上で実施するとしないとでは大きな差が生まれます。目的と課題に基づいて企業理念なども反映して最適なオフィス環境設計を心がけましょう。
オフィス移転は複雑なタスクと膨大な工数を要するため、あらかじめスケジュールをしっかりと立てて遅延なく進める必要があります。余裕を持ったスケジューリングを心がけましょう。
オフィス移転の目的を達成するためには、最初から最後までオフィスのビジネス目標の達成を目指す必要があります。そのためにはプロジェクトを円滑に進めるための経験やノウハウが求められるでしょう。
このことから、オフィス移転専門業者に委託するほうが効率的に進みます。その際、ビジネス目標に伴走してくれるプロジェクトマネジメントやコンサルティング事業者を選ぶことで、より成功に近づけるでしょう。
オフィス移転の目的を達成するためには、移転後に、効果が出ているかの測定を行うことが欠かせません。効果測定の方法もあわせて見ていきましょう。
オフィス移転を通じて、ビジネス目標を達成したい場合には、オフィス移転を定量的、定性的に効果の測定を行うことを前提に進めることが重要です。具体的な数値として効果が出ているかも測定しなければ成功したかどうかがわかりません。
移転プロジェクト会議で、KPIとして中間目標の設定を行いましょう。最終目的が「生産性・モチベーション向上」であれば、「業務効率○％アップ」「従業員満足度○％アップ」などの各種指標をKPIとして設定することが想定できます。
移転後の効果測定方法としては、KPIの達成度を測るために、従業員のアンケート調査や労働生産性の算出などを行いましょう。
ただし、オフィス移転後の効果測定については、より効果的な指標の設定や、測定方法に迷うことも多いのではないでしょうか。その場合には、積極的にオフィス移転のプロジェクトマネジメントやコンサルティング事業者に相談することをおすすめします。
オフィス移転は、数多くの理由で行われていますが、いずれの場合も目的を達成するために、綿密なプロジェクトの体制作りとともに、目的やコンセプトの策定が何よりも重要です。
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