オフィス移転は、新しいワークスタイルの実現や生産性向上、企業ブランディング、採用強化などさまざまな目的で行われている有意義な経営戦略の一つと位置付けられています。
そのため、オフィス移転を計画的に実施することは、数多くのメリットを享受できる可能性があります。そのためにはポイントを押さえることが重要です。
今回は、オフィス移転にまつわる近年の傾向からメリットとデメリット、オフィス移転のメリットを享受するためのポイントまで解説します。
近年、オフィス移転は単なる拠点の移動ではなく、経営課題を解決する手段として位置づけられています。
まずは近年のオフィス移転の傾向や、よくある目的を見ていきましょう。
オフィス移転は、近年、大きな変化が生じています。
新型コロナウイルス感染症の拡大により、テレワークが浸透したことで、オフィス出社が減り、オフィススペースが不要になったことからオフィス縮小移転や、感染予防のための首都圏から地方への移転などの動きがありました。
一方、コロナ禍明けになると、オフィス回帰が進み、再び首都圏への移転が増加傾向にありました。現在はその変動も比較的落ち着いていますが、新たな動きも出てきています。
テレワークの浸透と共にオフィス出社が並行して行われるハイブリッドワークやABWといった従業員が自ら働く場所を選択するワークスタイルに合わせた取り組みが進められています。
近年のオフィス移転のよくある目的として、次の点が挙げられます。
・事業拡大
・ワークスタイル変革
・コスト削減
・生産性向上
・人材確保
・企業ブランディング
・ビルなどの建物の老朽化
事業拡大に伴う規模拡大や建物の老朽化が進むと、移転を余儀なくされることがあります。多様な働き方に対応するためのワークスタイル変革やコスト削減や生産性向上については、どの企業もある程度共通しています。
またオフィスを刷新して人材確保やブランディングを進めることは、大きなトレンドといえるでしょう。
前述のように、オフィス移転は多様な目的で進められています。オフィス移転を通じて、経営課題を解決できることから、次のようなビジネスメリットが期待できます。
オフィス移転によりハイブリッドワークや新しいワークスタイルに対応できるので、業務効率が上がり、生産性の向上が見込めます。また従業員の作業動線を考慮するレイアウトを検討することで、より生産性が向上するでしょう。
オフィス移転により、コミュニケーションの活性化を実現している企業も多くあります。従来の執務スペースだけではなく、フリーアドレスなどにして広くスペースを取り、気軽に従業員の会話が可能なミーティングスペースを設けるなどしています。
最近ではWeb会議が可能な個室スペースの導入も進められており、社内外のコミュニケーションの活性化につながっています。
新しいオフィスを作る際に、従業員のニーズをヒアリングした上で、レイアウト設計したり、リフレッシュスペースやオフィスカフェの完備など、従業員が恩恵を受けられるような設備やスペースを設けることで、従業員はより一層快適に働きやすくなります。その結果、従業員満足度向上と従業員エンゲージメントの向上につながるでしょう。
従業員エンゲージメントとは、近年、特に注目されている指標であり、従業員の組織や仕事に対する愛着心や忠誠心、熱意などを表します。従業員エンゲージメントが向上すれば定着率も向上するため、人的確保に課題を感じる企業はメリットが大きくなります。また従業員エンゲージメントの高い人員がいる職場は、外部からも人を呼び込むことができるため、より一層メリットが期待できます。
オフィス移転で、企業の企業理念やコーポレートカラーなど、企業ならではの個性をコンセプトやデザインなどに反映することで、より一層、働く人々の帰属意識を高め、一丸となって同じ方向に向かうことができます。さらに、対外的にもインパクトのあるブランディング効果も期待できます。
先述の通り、従業員が働きやすい快適なオフィスは、外部から見ても働きたいと思う人が増えます。その結果、採用強化につながるでしょう。
ハイブリッドワークが進む中、オフィスに出社する人数が減ったというケースもありますが、スペースの縮小移転が成功すれば、コストの最適化につながります。合わせて省エネ等の設備を導入することで、ランニングコストの低減にもつながるでしょう。
オフィス移転でトレーニングジムや休憩室、リフレッシュルームなどを新設したり、温湿度や空気環境管理などの自動化設備を導入したりすれば、従業員のウェルビーイングの促進につながります。
ウェルビーイングとは、近年注目されている指標の一つで、人の身体的、精神的、社会的な充足を表す幸福度の基準です。
心身ともに健康になり、社内外とのコミュニケーションが活性化し、社会的なつながりが良好になる環境を提供すれば、従業員のウェルビーイングの促進につながります。
一方で、オフィス移転にはデメリットもあります。デメリットに目を向けることでリスク回避をすることができるでしょう。
オフィス移転は、規模が大きくなるほどコストと手間がかかるプロジェクトです。通常業務のかたわらで進める必要があるため負荷が高まりやすくなります。
オフィス移転をトップダウンで一方的に進めてしまうと、社内から反発や不安が生じる可能性もあります。事前に従業員の理解と共感を得て、協力体制のもと組織が一丸となってプロジェクトを進めていく必要があるでしょう。
オフィス移転によって忙しくなると、顧客や取引先への対応が遅れてしまう恐れがあります。また移転後、通信環境が整うまで時間かかるなどすれば、メールが遅延するなど、業務に支障が生じることも出てくるでしょう。
オフィス移転のリスクを回避し、メリットを享受するためのポイントを解説します。
何より大事なのはオフィス移転の目的を組織として明確にすることです。目的が「コスト削減」であれば、オフィスコンセプトや設計段階から緻密な計画が求められます。
また目的が「企業ブランディング」であれば、コンセプトやデザインの観点から落とし込んでいく必要があります。目的に応じて大きく変わるため、まず初めに行いましょう。
オフィス移転を通じてコストがかさんでしまう場合、最適化を検討しましょう。基本的なコスト削減のコツは、内装工事や設備工事、引越し費用を最適化することにあります。不要な部分はないか、専門業者と話し合いながら進めましょう。また設備や内装、家具が残っている居抜き物件の利用やオフィス家具の再利用という手段もあります。
社内からの反発を予防するには、従業員の現場の声を聞き入れることが重要です。リアルなニーズを捉え、分析上で最適なオフィスを設計しましょう。特に作業動線はしっかりと確保しておかなければ、移転後にかえって作業効率が低下し、生産性が落ちてしまう恐れもあります。十分に注意しましょう。
オフィス移転をただの引っ越しと捉えてしまうと、効果を感じられないまま終わってしまうこともあります。そのような失敗を防ぐためには、オフィス移転後に効果測定を行い、成果はどのくらい出ているのかを確認し、思うような成果が出ていない場合には改善策を実施するなどして、中長期的にオフィスを改善することで、オフィス移転の意義が高まるでしょう。
先述の通り、オフィス移転はビジネス課題解決のために進めることが、近年のトレンドになっています。ただの引っ越しに終わらないようにするためには、しっかりとプロジェクトとして目的を持って戦略的に実施することが欠かせません。
そのためにはビジネス目標に伴走してくれるオフィス移転コンサルタントを迎え入れるなどすることで、より成果が期待できるでしょう。
オフィス移転は組織にとって、コミュニケーション活性化や業務効率・生産性の向上、従業員満足度・エンゲージメント向上、企業ブランディングなどの数多くのメリットが期待できる一方で、デメリットによるリスクもあります。
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