オフィス移転は単なるオフィスの引越しではなく、移転を通じて多くの企業はコスト削減やワークスタイル変革など、さまざまな目的を設定しています。それらの目的を達成するには、プロジェクトとして適切に全体をマネジメントすることが必要です。

今回は、オフィス移転のプロジェクトマネジメントの基礎知識をご紹介します。定義や必要性からプロジェクトマネージャーの役割、プロジェクトマネジメントの流れ、成功事例をご紹介します。

まずはオフィス移転のプロジェクトマネジメントの定義を確認しておきましょう。

オフィス移転のプロジェクトマネジメント（Project Management：PM）とは、オフィス移転プロジェクト全体を通じた、建築設備や情報機器、ネットワーク回線などの設備一式に関する移転から、業務立ち上げまで移転全体の計画において実施する管理手法のことです。

オフィス移転プロジェクトにおいては、建築・内装工事や電気工事業者などとのやりとりや折衝、工事進捗管理、社内でオフィス移転に関わる関係部門や担当者とのやりとりや合意形成などが発生します。それらの関係各者との連携も含めてマネジメントを行います。

オフィス移転には、プロジェクトマネジメントが欠かせません。その理由として、まずオフィス移転には多様なタスクがあり、すべてを把握実行してスケジュールに遅延なく実施するためには、トータルマネジメントする立場が求められることが挙げられます。

さらに、オフィス移転は適切に計画とスケジュールを策定していても、予期せぬトラブルや障害が生じ、計画通りに進まなくなることがあります。例えば内装工事に追加工事が必要になることが分かり、スケジュールを大幅に後ろ倒しにしなければならなくなったり、震災などの自然災害が生じたりしてオフィス移転そのものをストップせざるを得なくなることもあります。このようなトラブルやリスクをあらかじめとらえ、予防策を実施するのはプロジェクトマネジメントの重要な役割です。

また、近年、オフィスは働き方改革や在宅勤務の促進などを背景に、オフィス移転は新たな働き方を実現する手段として選ばれることが多くあります。その場合、より社員が働きやすいオフィスを実現するための緻密な戦略とレイアウト設計が求められます。

さらに、社内外の関係各者との交渉やコミュニケーションによりうまく連携をはかることも必要になります。

これらの背景から、特に数百人規模の企業のオフィス移転では、プロジェクトマネジメント体制は必須といえるでしょう。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントは、一般的にプロジェクトチームを立ち上げ、プロジェクトマネージャーとして全体を総括するリーダーを設置します。そのプロジェクトマネージャーの役割を見ていきましょう。

プロジェクトマネージャーはオフィス移転の一連の管理を行います。例えば、次のような多岐にわたる役割を担います。

オフィス移転の目的やコンセプトを企画します。オフィス移転に際して、どのような目的で、またどのような課題を解決するために移転するのかを取り決めます。そのためには、現状のオフィスの課題を社員アンケートやヒアリングなどで把握する必要があります。そのような現状分析の結果、課題解決となるような目的を設定し、そこから新オフィスのコンセプトを策定します。

プロジェクト全体を管理するために、オフィス移転の計画やスケジュールの策定を行います。いつ、誰が、何を実施すべきかのタスクを洗い出し、リストアップします。

先述の通り、オフィス移転においては、予算超過やスケジュール遅延、業務への影響といったさまざまな予期せぬ問題が生じることがあります。そのような問題やリスクを早期に発見し、回避策を実施しておくことも重要な役割です。

オフィスのレイアウトを設計することもプロジェクトマネージャーの重要な役割です。設計そのものは専門家に依頼するのが一般的ですが、その場合もオフィスコンセプトに基づくレイアウト設計が適切になされているかを確認する重要な役割があります。

内装工事や設備工事などの業者選定や手配業務です。スケジュールや工程をしっかり管理し、遅延なく、また手戻りなく実施するために管理が求められます。

社内に対して、移転の目的やオフィスコンセプトの周知、理解促進のための社内説明会を開催するのも重要な役割です。また引越しにあたっての作業手順などを記載したマニュアルの作成と配布を行うこともあります。

オフィス移転後は法務局や税務署などの関係機関への手続きや届け出が求められます。また住所変更に伴い、会社案内や名刺の刷新、取引先への連絡なども必要になります。これらの手続きや届け出に関する全体的な管理もプロジェクトマネージャーの役割です。

一般的なオフィス移転のプロジェクトマネジメントの流れをご紹介します。

1.企画
目的の明確化、課題の調査分析、コンセプト策定、計画立案、リスクの早期発見と回避

移転後のオフィスの企画を行うフェーズです。移転の目的を明確にするために、現状のオフィスの課題を分析します。そして目的を設定した後に、新オフィスのコンセプトを策定し、レイアウトなどに反映できるようにします。
またオフィス移転の基本的な計画とスケジュールを立案します。

2.基本計画
基本レイアウト図、ゾーニング、概算コスト算出、工事要件整理、情報通信・システム設備計画、建築設備計画

基本計画フェーズでは、企画フェーズで策定した計画を具体的にして、移転プロジェクトの全体像を描いていきます。
オフィスの基本レイアウト図や、オフィス空間を機能や用途などで区切るゾーニングなどの作成を行います。
また、概算コストの算出や工事要件の整理、情報通信やシステム関連の設備にまつわる計画、内装などの建築設備の計画なども行います。

3.実施計画
詳細レイアウト設計、内装デザイン、社員への説明会の開催

実施計画フェーズでは、基本計画フェーズで策定した設計・計画をさらに詳細に策定します。この実施計画における詳細レイアウト設計や内装デザインなどは内装工事や設備工事業者への指示資料として利用します。

4.工事調整・移転対応
調達・準備、工事調整・移転対応、各種手続き、旧オフィスの原状回復工事

什器などの調達や工事業者の手配などの準備を進め、実際に工事や移転を行います。また各種手続きや旧オフィスの原状回復工事も進めます。

5.移転後の効果測定
移転後は、目的が達成できているか、コンセプト通りに実現できているかなどの効果測定を行い、検証・評価を行います。もし成果が出ていない場合、追加工事などの改善施策を実施します。

オフィス移転のプロジェクトマネジメント成功事例を2つご紹介します。

ある金融関連会社は、本社移転に合わせて、グループ内の同部門・同事業を同じビルに集約し、オフィス利用の相乗効果を図る方針を立てました。そして大規模なオフィス移転プロジェクトを、外部のプロジェクトマネジメント専門企業に委託し、経営層が希望する「社員同士のコミュニケーションが取りやすく、出社したくなるようなオフィスづくり」を目指しました。

その結果、プロジェクト管理すべてにおいてスピード感を持って同社の意図を反映し、目指しているオフィスを実現しながら、スムーズなオフィス移転が叶いました。

レイアウトを複数パターン検証しながら、コミュニケーションスペースやリフレッシュラウンジなどのオフィスコンセプトに基づく最適設計を実現。さらに、電気や空調などの設備面にも精通していたため、工事も滞りなく進みました。

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[お客さまインタビュー]三菱UFJアセットマネジメント株式会社様

ある大手化学メーカーは、2社の統合による新会社の誕生を契機に、本社機能を1社に集約することになった際、両社一体の新たな働き方を具現化する必要性がありました。

そこで両社の総務部がプロジェクト事務局として移転プロジェクトを推進する体制を構築。プロジェクトマネジメント専門企業のサポートによって進めたところ、レイアウト設計に対してメリットとデメリットを明確に提示してくれたことから、スムーズに良し悪しの判断ができることや、オフィス移転の目的やコンセプトのより高い実現につながりました。

また当初は床から壁、天井すべてをリニューアルする予定でしたが、大幅なコストアップの懸念があったところ、コスト削減のアイデアを委託企業から得られた結果、コストミニマムで求めていた効果を得られました。

限られたスケジュールの中で、浮かび上がる課題に寄り添いながら解決策を提示してくれたことも成功につながった理由です。

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[お客さまインタビュー]株式会社レゾナック・ホールディングス様

これらの事例からは、オフィス移転を進める際に、プロジェクトマネジメント専門企業にサポートを委託することは、予測しにくい問題やリスクを事前にとらえることで大きなトラブルを予防できること、そして移転後の理想的なオフィスを実現できるメリットがあることがわかります。オフィス移転のプロジェクトマネジメントを進める際には、検討しましょう。

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インタビュー事例紹介

近年、オフィス移転は戦略的に働き方やワークフローを刷新する手段として位置付けられており、一大プロジェクトとして進めていく必要があります。

プロジェクトマネジメントは、オフィス移転プロジェクトに必要不可欠な取り組みであり、専門的な知見やノウハウの活用が重要になります。

三機工業では、オフィス移転のプロジェクトマネジメントサービスをご提供しております。企画・設計から現場管理、業者の手配、移転サポートにより、すべてのフローを一貫してスムーズに進められるよう、サポートいたします。

また一連の流れを担うことで移転プロジェクトの貴社の負担を軽減いたします。

オフィス移転プロジェクトでお困りのことがありましたら、お気軽にご連絡ください。

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