オフィス移転は、1年以上前から企画し、移転準備から各種工事、引越しまで十分に計画を立てて行う必要がある一大プロジェクトです。そしてスムーズな運用のために欠かせないのがスケジュール策定です。

今回は、オフィス移転のスケジュールの全体像と期間の目安、オフィス移転のスケジュールの流れ、スケジュール策定のポイントを解説します。

まずはオフィス移転のスケジュールの全体像と期間の目安を見ていきましょう。
（※1,000坪以下のオフィスの場合を想定）

オフィス移転全体の期間は、約12～18ヶ月、つまり1年から1年半が一般的です。ただしオフィスやオフィス移転の規模、内容によって大きく変わります。

まずはオフィス移転の18ヶ月間の全体のスケジュールを把握しておくことが肝心です。

1.18ヶ月前
・移転プロジェクト立ち上げ（目的・コンセプト、スケジュール策定）
・移転先の物件探し

2.16ヶ月前
・オフィス移転にかかるPM（プロジェクトマネージャー）の選定
・旧オフィスの解約通知、原状回復範囲の確認

3.10～12ヶ月前
・新オフィスのデザイン・レイアウト設計（基本計画・実施計画）

4.6～3ヶ月前
・各種工事対応・調整（工事区分の確認・調整）
・新オフィスの家具・什器、回線、機器の選定・手配
・引越し業者選定

5.2～1ヶ月前
・社内への移転説明会
・取引先への伝達、印刷物の住所変更
・新オフィスの家具・什器、回線、機器の調整
・取引先への伝達
・印刷物の住所変更の手配

6.移転当日～移転後
・家具・什器、機器等の導入・設置
・旧オフィスの原状回復工事
・手続き・届け出（法務局への移転登記、税務署等）

先にご紹介した18ヶ月間のオフィス移転プロジェクトの流れを、期間ごとに詳しく解説していきます。

1.18ヶ月前
・移転プロジェクト立ち上げ（目的・コンセプト、スケジュール策定）
約18ヶ月前には、移転プロジェクトを立ち上げ、移転の目的やコンセプト、スケジュールなどを策定します。移転日よりもかなり前倒しで行うため、簡易的な準備期間と思われがちですが、目的やコンセプトの策定はオフィス移転で最も重要と言っても過言ではありません。
コンセプトによって後の工程が決まっていくため、このステップに1番力を入れましょう。

・移転先の物件探し
移転先の物件探しをスタートします。移転目的に応じて、周辺環境や物件の環境に応じた物件を探します。新築物件の場合は建設工期によって長期に及ぶことがあるため、さらに前倒しでの対応を検討しましょう。

2.16ヶ月前
・オフィス移転にかかるPM（プロジェクトマネージャー）の選定
プロジェクトをスムーズに進行するためには、プロジェクトのリーダーが必要となるため、適任者を選定します。

・旧オフィスの解約通知、原状回復範囲の確認
旧オフィスの解約通知を行い、原状回復の範囲を確認し、工事の手配の準備をしておきます。複数社を比較して見積もりを取りましょう。

3.10～12ヶ月前
・新オフィスのデザイン・レイアウト設計（基本設計・実施設計）
移転先の新しいオフィスのデザインやレイアウト設計を行います。デザインとレイアウト設計は、策定したオフィスコンセプトをもとに行います。具体的な施策を行う際には、社内で現場の課題を探るために、アンケートを実施したり、直接、ヒアリングしたりして、社内の意見を取り入れるのをおすすめします。

4. 6～3ヶ月前
・各種工事（工事区分の確認・調整）
工事には、建築工事、電気・通信工事、空調・衛生工事、防災・防犯工事などの種類があり、それぞれ手配が必要です。ここで特にスケジュールに影響するのが「工事区分（B工事・C工事）」の確認です。

（1）B工事（ビル指定業者が行う工事）：
空調や防災設備などビル全体の機能に関わる部分。ビル側が指定する業者が行うため、見積もりや工期調整に時間がかかる傾向があります。

（2）C工事（テナント側が発注する工事）：
オフィスの内装デザインや専用部の工事。自社で選定した業者が行います。事業者の選定と共に、どの工事がどちらの区分になるかを早期に明確にし、特にB工事の業者とは綿密に期間をすり合わせることが重要です。

・新オフィスの家具・什器、回線、機器の選定・手配
新オフィスの家具や什器、回線や機器を選定し、手配（発注）します。コンセプトとレイアウトに合わせて必要なものを手配しましょう。 特に家具やICT機器は納品までに時間がかかる場合があるため、余裕を持ってこの時期に発注を済ませておくことが重要です。

5.2～1ヶ月前
・社内への移転説明会
社内に対して移転の説明会を行います。スケジュールはもちろんのこと、役割分担（社員が各自で運ぶもの、業者が運ぶものの切り分け等）を行い、質問や意見などを取り入れましょう。

・引越し業者選定・準備
旧オフィスから引越しをするための業者選定や、運ぶもののリストアップなどの準備を開始します。

・取引先への伝達
取引先には、移転の事実とスケジュールを事前に伝えておくことで、その後のスムーズな取引につながります。

・印刷物の住所変更の手配
オフィス移転にあたって、会社案内や名刺などの印刷物の住所変更の手配を行いましょう。

・新オフィスの家具・什器、回線、機器の調整
手配した家具や機器の納品スケジュールの最終確認や、ネットワーク回線の開通工事日の調整など、実務的な詰めを行います。

6.移転当日～移転後
・家具・什器、機器等の導入・設置
移転当日もしくはその前後に、手配していた新しい家具や什器、機器などを新オフィスへ搬入・設置します。

・引越し対応
引越し前のオフィスでは、運ぶ書類の梱包や運ぶ物の移設対応を開始します。引越し後、新しいオフィスでは運んだ書類の確認と整理、運ばれてきたものの着地・配置確認を実施します。

・旧オフィスの原状回復工事
移転後は、旧オフィスの原状回復工事を進めます。

・手続き・届け出（法務局への移転登記、税務署等）
法務局への移転登記、税務署への異動届出書の提出など、必要な手続きと届け出を行います。 特に「移転登記」は実際にオフィスを移転した後でなければ申請できませんが、申請期限があるため速やかに行う必要があります。あらかじめ書類を準備しておき、スムーズに提出できるようにしましょう。

オフィス移転のスケジュール策定は、次のポイントを踏まえて行うことが重要です。

スケジュールは先にご紹介したものが一般的ですが、企業によって目的が異なるため、明確にした上で自社独自の最適化されたスケジュール策定を進める必要があります。

目的を設定することで目標値が明確になり、どのようなオフィスにすべきかが見えてきます。移転先や移転事業者選びも選定基準が明確になります。

スケジュールを策定する際に、具体的なタスクをリスト化しておき、チェックリストを用いてチェックすることで抜け漏れを減らすことができます。
またタスクのうち、重要なものはマーキングしておくと、よりこなしやすくなります。

スケジュールは余裕をもって設定することがポイントです。その結果、滞りなく進行したとしても、予期せぬトラブルへ対応することができます。

税務署や年金事務所、法務局、郵便局、消防署、ハローワークなど、移転に際して手続きや届け出が必要になることは数多くあります。期限に注意して進めましょう。

オフィス移転はプロジェクトとして厳格にマネジメントを行うことで進める必要があります。プロジェクトとして戦略的に進めることで初めて成功につながるからです。

しかし、自社ですべてを実施するのはノウハウやリソース不足の観点から難しいこともあるでしょう。そのようなときには、オフィス移転のプロジェクトマネジメントのプロのサポートを取り入れることで、成果につながりやすくなります。

オフィス移転のスケジュールについてご紹介しました。オフィス移転を成功させるには、移転する目的を明確にして、その目的に沿って十分な準備をした上で進めることで、急な予定変更や突発的なトラブルへ柔軟に対応できます。結果的にスムーズなオフィス移転が可能になるでしょう。

三機工業では、オフィス等の移転におけるプロジェクトマネジメントサービスを30年以上にわたって展開してまいりました。貴社の課題やニーズへのご対応をさせていただきます。

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