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働き方改革コンサルティングはじめました ~Ee-NeWS(イーニュース)開発秘話~

Vol.3
2019.11.21
  • 働き方改革
  • オフィス移転
  • ICT
  • コラム
ワークスタイル改革コンサルティングサービスとして提供を開始したEe-NeWS(イーニュース)。サービス誕生の背景には、ファシリティシステム事業部のオフィス改革プロジェクト「NEW OFFICE プロジェクト」が深く関わっていた。

「NEW OFFICE プロジェクト」立ち上げのキッカケ

「自分たちの思うようにオフィスを変えてみろ!」
2017年11月に、部門長から女性社員へ突如指令が下った。社員のモチベーションなどに課題を抱えていた部門長が思い付きで放ったこの一言がきっかけとなり、ファシリティシステム事業部のオフィス改革「NEW OFFICE プロジェクト」がスタートした。

自分たちが思い描くオフィスとは?

ファシリティシステム事業部で働く女性社員5名が中心となり進めることになったこのプロジェクト。集まったメンバーは、子育て中の時短勤務者や現場常駐者など、働き方や働く環境はさまざま。なんと与えられた期間は4か月。プロジェクトメンバー全員でまず初めに自分たちが思い描くオフィスについて意見を出し合った。すると、誰かにスポットを当てたものではなくそこで働く「みんな」が働きたいと思えるオフィスにしたい、という意見が一致した。

はなせる・えらべる・じまんできる「NEW OFFICE PROJECT」チームメンバー(2017年11月当時)

「みんな」が働きたいと思えるオフィスにするために

その想いから、オフィスに関する満足度や要望の全社員対象アンケート、管理職に対するヒアリングを実施した。その結果を分析すると、部署間のコミュニケーション不足や、働く環境の単調さ、オフィスが地味で暗いことが課題として浮き彫りになった。これらの課題を解決するべくプロジェクトメンバーで議論し、「はなせる」「えらべる」「じまんできる」というコンセプトの下、オフィス改革を行うこととなった。

従業員が気持ちよく働けるオフィスへ

課題解決には、執務環境と業務効率、この2つの観点から新たなオフィスへと生まれ変わらせる工夫を行った。
執務環境に関しては、フリーアドレス制の導入、個人ロッカーの設置、リラックスしながら打合せが行えるよう、カフェコーナーやミーティングスペースなどのコミュニケーション空間にソファ席を設置。これにより、部門間のコミュニケーションが活性化し、情報共有が円滑に行われるようになったことで、社員のモチベーションアップにつなげられた。
業務効率化に関しては、ICT技術を活用して、オフィス内の無線LAN化やWeb会議の導入を行うことで新しいワークスタイルを実現させた。PCやスマートフォンなどのデジタルデバイスを活用することで、ペーパーレスを定着させ、省力化に成功した。
また、オフィスに愛着が持てるよう「できることは自分たちの手でやろう!」という想いのもと、オフィスの装飾を自ら買い付け、設置を行い、自分たちらしいオフィスをつくりあげていった。

そして2018年4月、ファシリティシステム事業部は、新たなワークスタイルを取り込んだオフィスを誕生させ、狙いどおり社員の満足度とモチベーションの向上へと繋げることができた。改革後に実施したアンケートでは、「フリーアドレスの運用が思いのほか気分転換になることを実感できた」、「他部署と混ざり合うことで簡単な意見交換が活発に行われるようになった」などポジティブな意見を多く得ることができた。また、他部門でも同様の取り組みを始めたり、改善したオフィスを社外の方に見学してもらい新たなオフィス提案につなげることに成功したりと、社内外に大きな影響をあたえることができた。

無線LAN化により、どこでも業務ができるフリーアドレスなオフィスへ

スケジュール表はパソコンやタブレットなどで確認

タッチディスプレイによるペーパーレス

ミーティングはオープンな雰囲気で、リフレッシュ空間としても活用が可能

自らの経験を活かして企業への働き方改革をサポート ~Ee-NeWS(イーニュース)の誕生~

「NEW OFFICE プロジェクト」を実施して気が付いたこと、それは「自分たちのようにオフィス改革を会社から任命されて進めようとしている企業も多いのではないか」ということだ。だとすれば、今回得た知識と経験が、そういった企業の方に役立つのではないかと考えた。そうして誕生したのが、ワークスタイル改革コンサルティングEe-NeWS(イーニュース)だ。

このサービスの特徴は、定型的なオフィスの改善提案をするのではなく、企業の本質を理解した上で、真の意味で必要なワークスタイル改革の提案を行うところ。多くの人が働く企業では、ひとりひとりの想いも多様である。その多様な想いを汲み上げ、バランスよく融合し、見える化・共有化することが重要であると考えている。そして、オフィスの構築からICTソリューションの提案までをワンストップで行える当事業部の強みと、今回行った自分たちのオフィス環境の改善経験を活かすことで、各企業が取り組む働き方改革を実現させるためのサービスである。

E:Everyone e-:いい! Next Work Style

いい働き方は、いい未来を創る。

場所やツールを変えるのは、あくまで働き方改革の一端を担うものに過ぎず、そこで働く社員一人ひとりと向き合って、想いをひとつにし、企業の未来を創り上げていくことこそが本当の改革だと考える。多様なワークスタイルが存在する現代において、企業にとって本当に必要なことは何かを見極め、実行することが私たちの使命だ。